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Nos équipes à Toulouse grandissent et nos locaux avec. Dans le cadre de l'accroissement de nos effectifs (environ 50 personnes) et de la recherche de nos nouveaux locaux, nous recrutons notre nouvel(le) Office Manager H/F en CDI.

Véritable pilier du bien-être des salariés, vous interagissez au quotidien avec les Exotrailers sur place, et les fonctions supports (IT, HR, Communication).

Pour cette création de poste nous vous confierons les sujets suivants :

Accueil

• Premier point de contact d'Exotrail, vous assurez l'accueil des visiteurs
• Aide à la gestion des salles de réunions (réservations de salles, snacks, eau)
• Support aux équipes RH pour les convocations de candidats.

Moyens généraux

• Entretien des locaux: petit bricolage quotidien (remplacement d'ampoules, montage de petit mobilier…)
• Achat des fournitures bureaux
• Entretien des machines (café, imprimante, écrans…)
• Approvisionnement (café, thé, paniers de fruits)
• Suivi des prestations ménage avec notre partenaire Makko
• Recueil des besoins des salariés.

Communication / évènements

• En lien avec l'équipe Communication : support aux évènements de l'entreprise (team meeting, team building, déplacements pro, conférences…)
• Support aux équipes IT et RH pour les onboardings: préparation des postes de travail, commandes de goodies, organisation des petits déjeuner…
• Suivi des accès et demandes de badges pour les salariés / stagiaires ou prestataires.

Nouveaux Locaux

• Support à la recherche de nouveaux locaux (relance des agences, visites, comptes rendus)
• Contact et suivi des prestataires pour l'aménagement des nouveaux locaux
• Préparation du déménagement des anciens locaux vers les nouveaux
• Préparation des anciens locaux pour l'état des lieux de départ.

Votre profil:

• Dynamique, souriant, débrouillard, autonome, force de proposition pour animer et faciliter le quotidien de tous,
• Première expérience dans la gestion de locaux
• Français et Anglais courant
• Une 3ème langue serait un plus.

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Our teams in Toulouse are growing and so are our premises. As part of our growing workforce (around 50 people) and the search for new premises, we are recruiting our new Office Manager M/F on a permanent contract.

As a key contributor to employee well-being, you will interact on a daily basis with the Exotrailers on site, and with the support functions (IT, HR, Communication).

For this new position, you will be in charge of the following tasks:

Reception

• As Exotrail's first point of contact, you will be responsible for welcoming visitors.
• Help manage meeting rooms (room reservations, snacks, water)
• Support to HR teams for candidate convocations

General resources

• Maintenance of premises: small daily jobs (replacing light bulbs, assembling small furniture, etc.)
• Purchase of office supplies
• Machine maintenance (coffee, printers, screens, etc.)
• Supplies (coffee, tea, fruit baskets)
• Follow-up of cleaning services with our partner Makko
• Collection of employee needs

Communication / events

• In liaison with the Communications team: support for company events (team meetings, team building, business trips, conferences, etc.)
• Support for IT and HR teams with onboarding: preparing workstations, ordering goodies, organizing breakfasts, etc.
• Monitoring access and badge requests for employees / trainees or service providers.

New premises

• Support in the search for new premises (follow-up with agencies, visits, reports).
• Contact and follow-up with service providers to prepare our new premises
• Preparing the move from old to new premises
• Preparation of old premises for departure inventory.

Your profile:

• Dynamic, cheerful, resourceful, self-reliant, able to make suggestions to help make life easier for everyone,
• First experience in premises management
• Fluent in French and English
• A 3rd language would be a plus

About our recruitment process 🤝

We are committed to recruiting the right people for the right job regardless of your private backround.

We meet at least three times in order to give you a better idea of what it's like to work at Exotrail:
1. Technical interview with your future manager: you will learn more about the position and the required qualifications
2. On-site interview with HR and VP: you will discover your work environment and learn more about our culture
3. Interview with a founder: you can make sure that you share the same vision and values of the company.